[比较] 12种推荐的电子表格系统!让我们致力于业务效率和环保

从诸如简化表格操作并使它们无纸化的生态友好的角度来看,越来越多的公司正在使用电子表格系统。此外,由于2005年生效的《电子文档法》和自2016年起逐步放松管制的《电子簿记法》,对电子表格的需求进一步增加。

但是,由于存在许多电子表格系统,并且它们的特性不同,因此许多人可能不知道哪种系统适合其业务格式。

这次,我们以一种易于理解的方式总结了电子表格系统的概述和主要功能,要选择的要点等。我们还会介绍推荐的系统,因此在考虑介绍时请参考它们。

什么是电子表格系统?

电子表格系统是管理与会计操作有关的文件的系统,例如合同,发票和作为电子数据的发票。

利用电子表格系统具有诸如能够从PC随时创建和引用表格的便利性以及集中管理的更高安全性等优点。

另外,可以削减在纸上印刷书籍的工作,因此可以有效地进行会计工作。

电子表格系统的功能

电子表格系统的作用是将表格转换为电子数据。

最重要的功能如下。

  • 表格创建功能
  • 表格分发功能
  • 表格管理功能

我将一一检查。

表格创建功能

在电子表格系统中,与外部系统或数据库合作获取必要的数据,并将其提取为CSV或PDF。执行布局设计和图形创建,并自动创建表单。

但是,请注意,可以使用的数据格式和数据方法因所使用的系统而异。

另外,所需文件格式的类型根据业务内容而有所不同。不要忽略检查是否可以输出为各种格式,例如PDF,Excel和HTML。

表格分发功能

表单分发功能是指使用各种手段将由上述功能创建的表单分发并传送给业务合作伙伴的功能。

使用不仅允许通过PC进行分发工作,还允许通过平板电脑或智能手机进行分发工作的系统非常方便。

对于使用电子邮件进行传递,有两种方法,一种是发送带有URL的电子邮件,然后让另一方下载该电子邮件,另一种是直接将表单作为附件发送。

此外,您可以使用云系统发送传真而不打印书籍,也可以像以前一样将打印的版本发送到纸上。

表格管理功能

在纸上管理表格的缺点是确保存储空间,担心随时间推移而变质以及花费大量时间搜索必要的文档。

在这方面,电子表格系统不需要表格的存储位置。您可以使用搜索功能快速找到所需的表格。另外,由于可以容易地进行详细的分类,分类和组织,因此可以大大减轻表格管理的负担。

电子表格系统的选择要点

选择电子表格系统时,以下三点很重要。

  • 您可以根据公司的行业来管理书籍吗?
  • 易于导入过去的数据
  • 方便的搜索功能

我将一一解释。

您可以根据公司的行业来管理书籍吗?

要管理的信息取决于业务类型。另外,处理数据的格式因公司而异。

电子表格系统通常支持CSV和PDF等格式。但是,如果您的公司处理其他格式的数据,即使您安装了系统,也可能不可用。

此外,如果计划在其他部门使用表格,则重要的是确认表格是否可以在公司内共享并与现有系统链接。

如果要在公司外部使用信息,则还需要检查安全性以及它是否与移动设备兼容。

易于导入过去的数据

许多公司已经处理过纸质媒体上的表格。根据业务类型和公司规模的不同,业务合作伙伴的数量可能很大,而表格的数量可能很多。

将来在引入电子簿记系统时,有必要采用纸介质上管理的过去形式作为电子数据并加以利用。

为此,需要选择一种系统,该系统具有通过简单的操作读取纸质介质,将其转换为数据并进行迁移的功能。

使用电子表格系统的最大优点是可以将书籍转换为电子数据,以便长期存储和使用。在引入之前,请确保检查是否可以迁移过去的数据。

方便的搜索功能

为了从大量的表格数据中快速选择所需的信息,还必须注意搜索功能。

在大多数情况下,搜索本书时,每个公司经常使用的单位是固定的,例如“业务伙伴”,“日期”和“产品”。因此,让我们介绍一个系统,该系统配备了适合您公司经常使用的搜索方法的数据管理功能。

此外,如果您具有一项功能,可以在搜索后平稳地使用信息,那么您将能够更有效地工作。例如,最好选择一个具有与您的日常会计工作相匹配的功能的系统,例如具有丰富预览功能的系统和可以提供QR码的系统。

12种推荐的电子表格系统!

LinkPrint云

官方网站: //www.printform.jp/linkprintcloud/

LinkPrint云的功能和优点

LinkPrint云是一种电子表格系统,可以通过简单的操作输出格式丰富的表格。预先记录了100多种类型的模板形式,例如报价和发票。准备好的模板可以原样使用,也可以安排和使用。

由于没有必要从头开始发展,因此有助于减少人力。提高工作效率。

LinkPrint云准备了两种类型的计划,即用户版本和开发版本。

开发版本能够创建表单类别和模板表单,而无需进行编程并将每个文件分发给用户版本。另外,还将使用开发版本进行各种在用户版本中使用WEB API的准备。

在用户版本中,除了能够与开发版本配合使用WEB API从核心系统自动创建清单之外,还可以独立使用它。您可以选择模板表单并打印用于邮件合并的数据,也可以启动表单屏幕并输入并打印必要的信息,就像在手绘图一样。

可以通过将PDF下载URL附加到电子邮件等上来发送发票,这可以有效地降低成本。

这是一种高度灵活的工具,例如在供应商指定纸条时使用打印控制工具“ LPC Direct”自动打印专用纸条。

LinkPrint云价格

LinkPrint云的费用如下。

项目 月租费 备注
LinkPrint云

开发版

从¥15,000 开发公司和与其合作使用的公司的系统管理员的计划。

用于设置和使用Web API,创建表单类别和模板表单以及将其分发和管理到用户版本的开发和管理工具。

LinkPrint云

用户版本

20,000日元起 针对执行打印操作的用户的计划。

可以单独通过Web API和用户版本使用它。

记录模板表格的使用没有限制。

添加选项,支持安装和使用现场支持需要单独估算。

评论LinkPrint CLOUD

您可以在不使用程序的情况下创建指定的表格,同时可以对齐打印位置。您所需要做的就是交出要打印的数据并调用它,从而使数据处理(程序)和打印部分(指定的表格开发)之间的分离变得顺畅。我们成功地提高了调试效率和开发效率。

引用://www.printform.jp/linkprint/jirei.htm

交易薪酬

官方网站: //tradeshift.com/ja/pay/

交易薪酬的功能和优势

交易薪酬是专门用于付款操作的电子表格系统,可让您轻松创建电子发票并执行付款/批准流程。

从业务合作伙伴收到的发票可以数字化,因此从估计到订购和计费的整个过程都可以在线完成。您可以争取完全无纸化。

由于每个业务伙伴和银行帐号都可以链接,因此存款管理和申请工作很顺利。通过可视化存款和付款,您将能够准确掌握应收帐款和应收帐款的状态。

由于您还可以检查客户端的移动,因此这很有效,因为您可以跟踪系统并从中进行提醒。

使用Tradeshift Pay,您可以免费使用与电子计费有关的所有功能,包括上述功能。此外,还有许多优点,例如在移动环境中的顺畅使用以及通过与业务应用程序链接来自定义功能的能力。

它与每个国家/地区的货币和税种兼容,并且拥有被全球150万家公司使用的记录,因此您可以看到其高度的可靠性和安全性。

交易薪酬定价

电子计费的所有基本功能都是免费的。

交易薪酬评论

TradeShift具有出色的界面,即使对于初学者而言,也是非常易于使用的工具。无需复杂的格式。我也喜欢您可以自定义表单模板和布局的事实。它可以免费使用,因此建议预算不多的公司使用。

同意发票

官方网站: //www.concur.co.jp/invoice-management

合并发票的功能和优点

Concur发票是具有出色可操作性的全球兼容电子表格系统。由于它与移动设备兼容并支持多种语言和其他货币,因此即使您的分支机构或分支机构在海外也可以放心使用它。

Concur提供的移动应用程序特别有用。您要做的就是从专用的移动应用程序申请发票和付款处理,所有信息都将汇总在一起,以便您一目了然地查看发票处理状态。

与传统方法相比,大大减少了检查付款状态所需的时间。可以提高内部生产率,并防止延迟支付给业务合作伙伴的款项。

此外,我们实现了对工作流设置的灵活支持,以改善业务。

如果违反规定,将发出警报,因此我们将全面支持现场发票处理和订单申请。还推荐给经常出差的公司,因为它可以随时随地准确处理发票。

并发发票还专注于减少数据输入时间。

有两种方法可以在纸上输入发票数据。

一种是使用ORC读取信息,然后自动输入申请所需的信息。另一种是通过Concur合作伙伴接收电子发票,并将其直接导入系统。无论选择哪种方法,都可以快速而准确地输入数据,从而最大程度地减少人为错误。

统一发票价格

由于Concur发票的价格是个人估算,请与我们联系。

审查一致发票

在介绍时,我们参考专用手册自行设置。您所要做的就是完全按照描述输入信息,但是,如果您有任何疑问,可以放心通过电话获得解释。

引入后的支持也很牢固,我们不再获得IT部门的支持。除了计费外,它还为IT人员节省了时间。

传真自动表格服务自动表格

官方网站: //fax-lnet.jp/auto/

传真自动表格服务自动表格的功能和优势

即使公司的目标是完全无纸化,但如果您的业务合作伙伴不支持表格计算机化,则可能会要求您通过传真发送文档。对于存在此类问题的公司,AUTO Form EX是推荐的电子表格系统。

AUTO Form EX是一种云类型的表格传真分发服务,可以在Internet环境下使用。即使您的公司没有传真机,您也可以轻松可靠地将传真发送给业务伙伴。此外,由于它已获得“ ASP / SaaS安全/可靠性信息披露证书”,因此在安全性方面是安全的。

要发送传真,只需将管理系统中的表单数据输出到PDF或CSV等图像文件,然后通过邮件或WEB API上载即可。通过简单的操作,传真将自动发送到指定的一方,因此无需担心错误的发送,并且可以大大减少复杂的工作。

如果由于对方的情况而无法发送传真,除了接收未送达通知外,您还可以从管理屏幕中搜索发送结果。也可以通过搜索并立即重新发送所有未送达的各方来缩小范围。

传真自动表格服务自动表格收费

传真自动表格服务自动表格费用是单独估算的,因此请与我们联系。

此外,我们根据发送的传真和电子邮件的数量采用了按需付费的系统。

传真自动表格服务自动表格审查

到目前为止,已经向所有客户发送了一份传真,这给负责人带来了沉重负担,并且每个月都要加班。但是,在使用AUTO Form EX之后,您只需设置要发送到目标目的地的文件就可以一次发送所有文件。除了可以大大减少工作时间之外,它还可以有效减少各种成本。

菲布里奇二世

官方网站: //www.jfe-systems.com/products/fibridge/fibridge.html

FiBridge II的功能和优点

菲布里奇二世是一种高性能电子表格系统,已被广泛应用于各个行业。

它具有许多基本功能,您可以通过倍增多个条件并与表格计算软件链接来轻松执行详细搜索。由于数据量很小,即使长时间存储大量数据,操作速度也不会降低,也不会给用户带来压力。

此外,就安全性而言,FiBridgeII具有高度的安全性,并且可以为每种表格设置详细的权限,例如参考权限和功能限制。防止和禁止未经授权的访问和操作。

此外,还有服务器监视系统,并且可以实时显示详细信息,例如表单浏览历史记录和操作历史记录。

由于可以集中管理系统的运行和管理,因此有望产生降低维护成本和降低硬件故障风险的效果。

通过组合多种可选功能,可以进一步提高便利性。例如,在电子数据上循环和批准表单的表单工作流程功能以及允许从平板电脑进行表单工作的表单平板电脑功能对于提高工作效率是理想的选择。

如果您使用可以加密,存储和发送数据的功能,则可以构建更强大的安全系统。

FiBridge II价格

由于FiBridge II的价格是个人估算,请与我们联系。

FiBridge II的评论

在引入FiBridgeII之前,仅处理保险数据的主机每年在纸上输出大约几千万页的表格。

随着FiBridgeII的推出,我们能够减少总产量的70%。

结果,为大规模生产而安装的大型打印机的数量已减少至所需数量,并且设备的规格也有所减少,从而有助于降低成本。此外,减少了打印,运输,存储和处置纸质表格所需的费用,并且大大简化了相关的文书工作。

引用://www.jfe-systems.com/technology/dai-ichi-life/dai-ichi-life.html

潘多拉斧头

官方网站: http://pandora-ax.jp/

潘多拉斧头的功能和优点

潘多拉斧头是一种电子表格系统,可以在严格的安全管理下放心使用。

可以为每个用户详细设置电子数据的使用权,还可以设置每个功能(例如浏览,打印,搜索和二次处理)的使用权。已针对《个人信息保护法》采取了彻底措施。

此外,还记录了所有操作日志,例如查看和打印数据,还可以指定日期和时区以及可以使用的PC。它还具有防止数据篡改的功能。

当然,它在降低成本,例如使其无纸化方面也是有效的。一张DVD上最多可以记录2,000,000页。它节省了纸张和碳粉成本,减少了打印机数量,不需要分类,分发和交付工作,并节省了空间,例如档案和仓库。

当达到一定数量的世代或保留期限时,服务器中的表格将被自动删除。无需支付熔化表格或外包成本。

潘多拉斧头价格

由于Pandora-AX价格是个人估算,请与我们联系。

潘多拉斧头的评论

可以在高度安全的环境中管理数据。能够详细设置使用权限也是安全的。它还具有出色的搜索功能,支持各种类型的搜索,并且易于使用。由于到目前为止可以存储的纸质表格可以转换为电子数据,因此有效利用内部空间成为可能。印刷成本也已大大降低。

FileVolante

官方网站: //www.jfe-systems.com/products/filevolante/filevolante.html

File Volante的功能和优点

FileVolante是一种电子表单系统,专门与开放系统和办公计算机输出的PDF数据兼容。输出的PDF文件在FileVolante中被高速转换为它自己的数据库,因此可以紧凑地管理数据容量。

另外,可以使用可选功能对其进行加密,因此对于通过网络进行长期存储和分发是安全的。

FileVolante具有各种可选功能,使其使用起来更加方便。其中,对于那些难以管理以短期周期(例如每天和每周)创建的表单的公司,建议使用表单组合功能。

使用表单组成功能,可以将每个日期的相同类型的多个表单组合到一个文件中。创建每个月最后一天的每日表单后,按日期组织的表单将合并为一个月的每月文件。它作为一个文件进行管理。

由于每天都会出现的表格可以作为月度文件收集而不会遗漏,因此可以防止在搜索时遗漏选择内容,并且很容易长期保存。

文件Volante价格

请与我们联系,因为FileVolante的费用是个人估计费用。

审查文件Volante

使用FileVolante,现在甚至可以从大量表单中快速搜索并显示相应的表单。结果,工作速度提高了,工作也得到了改善。

通过UT / 400将核心系统的假脱机数据转换为PDF文件,可以与电子存储,传真/邮件,输出等链接。结果,操作变得更简单并且系统的稳定性和可靠性得到改善。目前,我自己负责运营和管理,但是几乎没有问题。

引用://www.jfe-systems.com/technology/oji_engineering/oji_engineering.html?p=4

OZ报告

官方网站: http://www.forcs.com/jp/oz-report/

OZ报告的功能和优点

OZ报告是具有高级报告功能的表单创建工具。

可以创建公司内部使用的图形报告设计以及日常工作中使用的表格。您可以自由创建布局。

此外,它还具有支持与报表分发,操作和管理有关的所有任务的功能。

OZ报告的最大优势在于它的可伸缩性。

作为一项标准功能,它支持各种数据连接格式,包括JDBC,ODBC,OLEDB,ADO,多个本地文件,HTTP,HTTPS,SOAP,SAP等。

如果添加选项,则可以连接其他通信标准,因此对连接目标几乎没有限制。

此外,在向海外分公司和客户发送表格时,多语言报告功能非常方便。

如果在设计时预先设置了语言表,则会读取用户操作系统中的语言信息,并自动显示相应语言的报告。

此外,创建的报告不仅可以在PC上使用,还可以在智能手机或平板电脑上使用。

OZ报告费

由于OZ报告费用是个人估算,请与我们联系。

审查OZ报告

它具有高度的可扩展性,可以根据现有系统进行定制。引入后,业务效率已大大提高。此外,它不仅易于从PC进行操作,而且还可以从移动设备进行操作,并且具有高级报告功能。

FILIST系统

官方网站: http://www.exp-corp.com/business_domain/pdf_solution.html

FILIST系统的功能和优点

FILIST系统是一种电子表格系统,可以管理和利用PDF格式的各种表格和句子。它主要由“ FILIST + FIND”和“ FILIST + BANK”或“ FILIST + MANAGE”组成。

在“ FILIST + MANAGE”中,将大量的电子数据文档,表格等分类并转换为PDF,然后将文件传送到多个指定位置。

在“ FILIST + BANK”中,PDF数据被注册在指定的监视文件夹中,根据预设信息对文件进行排序和重命名,然后将文件自动排序到指定文件夹。

此外,它还具有合并功能,根据PDF中的数据条件分割PDF的功能以及为分割后的键信息提供文件名的功能。

“ FILIST + FIND”具备在Web环境中管理从“ FILIST + MANAGE”和“ FILIST + BANK”注册的PDF文件的功能。出色的搜索功能,用户管理,状态管理等都可以在WEB环境中使用。

当然,防止信息泄漏的措施是完美的,并且使用安全。

FILIST系统价格

由于FILIST SYSTEM价格是个人估算,请与我们联系。

FILIST系统的评论

即使数据采用其他格式,它也会自动将其转换为PDF文件并进行排序。这很有用,因为它不需要困难的操作。此外,由于将其转换为PDF文件后无法再次对其进行编辑,因此可以管理高度机密的文档并安全地与其他公司的解决方案链接。

帕普莱斯

官方网站: //www.nhs.co.jp/package/paples/

纸巾的功能和优点

帕普莱斯是一种电子表格系统,可在一个包装中提供一系列的表格创建,输出和电子存储操作。与每个业务分别运营的情况相比,它可以显着降低成本并实现平稳运营。

帕普莱斯具有多种功能,可以用作集成表格平台。最重要的是,能够与各种系统(例如各种ERP,大型机,办公计算机和表格工具)链接的高度便利性很有吸引力。此外,它还支持各种输出方法,例如传真传输和PDF转换。

介绍之后,获得专家支持以申请《电子表格保存法》也是一个很大的优点。如果您对表单管理的计算机化和使用有任何疑问或担忧,可以随时与我们联系。

此外,Papers的许可证系统使用在高峰使用期间可以同时登录的用户数作为许可证数。它在经济上是可行的,因为它的成本不及客户数量。

棉花糖定价

帕普莱斯包装的标准价格为100万日元。但是,引入时需要对工作成本和维护成本进行单独的估算。

帕普尔斯评论

可以按原样使用现有的发票布局,并且通过检查状态,现在可以确认交货,这在过去是不可能的。通过将个人信息发送给长时间未下载发票的业务合作伙伴,可以防止遗漏获取并改善客户服务。

引用://www.nhs.co.jp/package/paples/cases/nissanchemical_case.html

OCR设计师

官方网站: //www.utc-net.co.jp/package/lineup/odtop/

OCR设计人员的功能和优势

OCR Designer是一种电子表格系统,可让您轻松读取纸质媒体,例如手写问卷和使用扫描仪的问卷,并将其转换为电子数据。

它配备了OCR引擎,该引擎也在金融系统中使用,识字率很高。除手写字符外,它还支持读取复选标记,条形码和VAS。

由于将扫描的文档转换为CSV,因此可以顺利完成编辑工作以及与其他系统的链接。特别推荐用于主要业务涉及数据分析的工作场所。

OCR Designer的扫描功能还支持连续读取多个文件,读取双面打印以及设置读取位置。读取多个数据后,可以将它们成组保存,而无需手动排序。

此外,如果在检查数字化数据时预先设置了注册密钥,则可以显示相关文档的列表,搜索功能也得到了增强。大大提高工作效率。

OCR设计师费用

请与我们联系,因为OCR设计师的费用是个人估算费用。

OCR Designer的评测

它很容易安装,因为不需要安装新的专用设备。

另外,可以扫描各种各样的数据,不仅日语和英语,而且条形码和VAS都可以转换为数据。由于数字和字母的识别率特别高,因此对于诸如数字枚举之类的数据输入来说,这是必不可少的,而输入时间和输入错误则困扰着它。

OpenText内容套件

官方网站: //www.opentext.jp/

OpenText内容套件的功能和优点

OpenText内容套件是基于Web的内容管理系统,具有高可伸缩性和丰富的功能。在一个高度安全的存储库中集中管理公司拥有的内容。

构建一个工作流,该工作流将自动执行由复杂任务(例如捕获,创建,存储,利用,处置和交付业务内容)产生的一系列业务流程。确保业务完整性和准确性。

OpenText内容套件的优势在于它采用了用户界面,使操作内容变得简单而直观。除了从移动环境访问之外,您还可以直接从应用程序操作内容,从而提高内部生产力。

此外,还安装了保留管理功能,该功能根据其重要性在适当的时间丢弃数据,以便可以有效地管理内容。减少浪费的过大的存储成本。

内部内容的适当标识和管理可以说是直接与公司和组织的风险管理相关的重要任务。

OpenText内容套件定价

由于OpenText内容套件的价格是个人估算,请与我们联系。

OpenText内容套件的评论

它具有易于使用的界面,操作简单直观。

此外,由于其强大的安全性和高可靠性,因此可以放心地在公司之间交换信息。这很方便,因为您可以从智能手机以及PC上获取信息。

应该引入电子表格系统的公司

应引入电子表格系统的公司如下。

  • 希望减少表格操作成本的公司
  • 希望提高业务效率的公司
  • 想要加强安全性的公司

我将一一解释。

希望减少表格操作成本的公司

在纸质介质上管理表格时,会产生纸张,墨水和复印机等成本。还需要确保打印,创建和管理表格所需的时间,并确保诸如图书馆或仓库之类的存放位置。

由于电子表单系统可以将表单作为电子数据进行处理,因此可以通过使其无纸化来减少各种成本。它还有助于缩小办公室规模。

此外,由于该系统处理大部分日常表格工作,因此可以节省时间和人力成本。

希望提高业务效率的公司

邮寄所需文件时,在交付给业务合作伙伴之前可能会浪费时间,并且这段时间内的业务可能会延迟。

在这方面,如果您使用电子表格系统,则可以将必要的发票和发票数字化,然后立即将其发送给您的业务合作伙伴。可以实时移交文件,这将减少确认等待的时间,并方便后续工作。

除了能够扫描纸质表格并将其转换为电子数据外,还可以通过与现有数据库链接自动输入它们。无需手动输入各种数据。

如果您可以有效利用闲暇时间,则可以提高整个公司的运营效率。

想要加强安全性的公司

如果必须将文档长时间存放在纸上,则可能会由于事故或灾难而造成丢失或丢失的风险。此外,每天都会积累文件,这可能会使适当的安全管理变得困难。

另一方面,电子表格系统具有数据备份功能,因此可以避免丢失或丢失。此外,由于可以集中管理表单,因此安全性很严格。通过使用表单加密和密码分配功能,您可以消除信息丢失的风险,例如当您的移动设备丢失时。

引入电子表格系统时的注意事项

引入电子表格系统时要注意的几点如下。

  • 选择可选功能
  • 成本效益验证

我将一一解释。

选择可选功能

电子表格系统旨在处理各种行业的书籍。因此,通常会添加基本功能所需的选项,并在自定义它们时使用它们。使用费会因您添加的功能而有很大差异。

另外,电子表格系统的成本根据处理的数据量而有所不同,因此有必要从运营公司那里获取估算。

在引入系统之前,重要的是要了解公司表格的管理和使用的当前状态,并确认需要哪些功能。

成本效益验证

电子表格系统完全具备高级搜索功能和强大的安全性等功能,使表格操作更加高效和安全。但是,它也具有引入成本高的缺点,因为它具有丰富的吸引人的功能。

根据所处理表格的类型和数量,可能可以适当地处理诸如在您自己的PC上使用OCR软件读取文档或在云服务器上备份数据以防止数据丢失之类的任务。

您将需要仔细考虑所获得的成本和收益。

概要

电子表格系统是一种高度方便的工具,可以极大地促进无纸化表格操作和简化操作。

但是,每种服务的特征和优势取决于运营公司。选择具有最适合您的业务和业务类型的功能的系统很重要。

让我们考虑并利用本文作为参考,以提高工作效率并减少工作量。